تدوین ساختار شکست کار
بر اساس استانداردهای
PMBOK و PRINCE2
خلاصه کتابی به همین نام و تالیف: نادر خرمی
فرآیند تهیه ساختار شکست کار
بهتر است ساختار شکست کار را در مراحل زیر تهیه کرد
قواعد اجباری در تنظیم ساختار شکست کار
اگر یکی از این دو قاعده به طور کامل رعایت نشده باشد، ساختار شکست کار نادرست خواهد بود
1- قاعده 100 درصد
ساختار شکست کار باید جامع و مانع باشد، یعنی تمام کارهای پروژه را در خود جای دهد )کاری از قلم نیفتاده باشد( و کار اضافهای نیز نداشته باشد. این قاعده باید علاوه بر کل ساختار شکست کار، در تمام سطوح و زیرمجموعه های آن نیز برقرار باشد.
2- قاعده مبتنی بودنِ ساختار بر تحویل شدنیها
عناصر ساختار شکست کار تحویل شدنیهای پروژه را نشان میدهند و در پایینترین سطح به فعالیتها )کارها( ختم خواهد شد. ساختار درباره کارهای پروژه است، ولی عناصر آن از جنس کار نیستند، بلکه از جنس تحویل شدنی ها )محصولها( هستند. هرچه عنصری در ساختار شکست کار بالاتر قرار داشته باشد، باید تحویل شدنی مهمتر و کلانتری در پروژه باشد.
موفق بودن در تهیه ساختار شکست کار نیاز به دو چیز دارد:
دانشی کافی در مورد ماهیت و اصول تدوین ساختار شکست کار
دقت، توجه و صرف زمان کافی در زمان تدوین ساختار شکست کار
در پم باک 9 حوزه دانش وجود دارد که از این قرارند:
Project Integration Management مدیریت یکپارچگی پروژه
Project Scope Management مدیریت گستره پروژه
Project Time Management مدیریت زمان پروژه
Project Cost Management مدیریت هزینه پروژه
Project Communications Management مدیریت ارتباطات پروژه
Project Quality Management مدیریت کیفیت پروژه
Project Human Resource Management مدیریت منابع انسانی پروژه
Project Risk Management مدیریت ریسک پروژه
Project Procurements Management مدیریت تدارکات پروژه
فرآیندی با نام "تهیه ساختار شکست کار " در حوزه مدیریت گستره پروژه پم باک تعریف شده است.
مفهوم تحویل شدنی
محصول، نتیجه یا قابلیتی منحصر به فرد و قابل ارزیابی است که وجودش برای تکمیل یک فرآیند، فاز یا پروژه لازم است. معمولا تحویل شدنی در مفهومی خاص تر به معنای تحویل شدنی های خارجی به کار می رود، یعنی تحویل شدنی هایی که باید به تایید کارفرما یا حامی برسند.
تحویل شدنی به محصول هایی میانی گفته می شود که دو شرط داشته باشند:
1. منحصر به فرد باشند
2. قابل ارزیابی باشند
از PRINCE2 چه خواهیم آموخت؟
پم باک چهارچوبی از ساختار شکست کار مناسب تصویر می کند، ولی راهکار کاملی برای دستیابی به آن ارائه نمی کند. این راهکار به بهترین شکل در PRINCE2 توضیح داده میشود.
اصول PRINCE2
استاندارد PRINCE2 بر 7 اصل بنا شده است:
بررسی، به روزرسانی و توجه دایمی به توجیه پذیری پروژه )انگیزه تجاری(
درس گرفتن از گذشته
تعریف مشخص و کامل مسئولیت ها و نقش ها
مدیریت مبتنی بر مرحله
مدیریت مبتنی بر سطوح
تمرکز بر محصول ها
مطابقت دادن استاندارد با پروژه
این 7 اصل به تمام استاندارد شکل داده است. همانطور که می بینید یکی از این اصول "تمرکز بر محصول" است. در ادامه خواهید دید که این اصل بیشترین تاثیر را بر تهیه ساختار شکست کار دارد.
پروژه ای موفق است که بر خروجی هایش متمرکز باشد، نه بر کارهایش.
فلسفه ای که در پس برنامه ریزی های PRINCE2 وجود دارد این است که باید ابتدا محصول هایی که برای تحقق پروژه لازم هستند را شناسایی کرد و فقط بعد از این مرحله به سراغ تعریف فعالیت ها، روابط و منابعی که برای تحقق آن محصول ها لازم هستند رفت. این رویکرد برنامه ریزی محصول محور نامیده می شود.
2
تهیه ساختار شکست کار در PRINCE2
روند کار در PRINCE2 به این ترتیب است:
1. تنظیم شرح محصول پروژه
2. تهیه ساختار شکست محصول
3. تهیه شرح اجرای محصول نهایی و به عبارت دیگر شرح محصول های میانی
4. تهیه شبکه منطقی محصول
WBS و PBS تفاوت
اگر ساختار شکست کار مبتنی بر تحویل شدنی ها باشد )که باید باشد( به ساختار شکست محصول بسیار نزدیک خواهد بود.
کسانی که به طور کلی از ساختار شکست کار استفاده نمی کنند، عملا مجبور هستند که ساختار شکست محصول را متفاوت تعبیر کنند. آن ها "محصول" را کمی کلی تر تعریف می کنند تا علاوه بر اجزای واقعی محصول نهایی، محصول های واسطه )همان تحویل شدنی های ساختار شکست کار( را هم دربر بگیرند.
روند پم باک به صورت ساده شده از این قرار است:
اهداف ← الزامات ← ساختار شکست محصول ← ساختار شکست کار
متاسفانه بسیاری از افرادی که پم باک را مطالعه می کنند به مرحله تعیین گستره محصول توجه نمی کنند. این مرحله اجتناب ناپذیر است.
بر این اساس اکثر عناصر ساختار شکست کار نیاز خیلی زیادی به راهنما ندارند، مگر عناصر آخرین سطح ساختار شکست کار که زیرمجموعه ای به جز فعالیت ها ندارند. به عناصر آخرین سطح ساختار شکست کار که میزبان فعالیت ها خواهند شد، بسته کاری گفته می شود.
شاید با خود فکر کنید که بسته های کاری هم نیاز به راهنما ندارند، زیرا مشخصات آن ها ترکیبی از مشخصات فعالیت ها خواهد بود؛ ولی اینطور نیست. قاعده 100 درصد در مورد فعالیت ها نیز برقرار است، یعنی مجموعه فعالیت های هر بسته کاری نیز باید تمام کار آن را پوشش دهند و کار اضافه ای نداشته باشند. با این حال تفاوت عمده ای بین عناصر ساختار شکست کار، یعنی تحویل شدنی ها و فعالیت ها وجود دارد. خیلی اوقات کارها تغییر می کنند )به عنوان مثال تکنولوژی کار تغییر می کند(، تفصیلی تر می شوند یا با کامل شدن تصویر پروژه اضافه و کم می شوند؛ ولی تحویل شدنی ها با بسامد بسیار کمتری تغییر می کنند. به همین خاطر ترکیب مشخصات فعالیت ها برای تعریف تحویل شدنی ها به اندازه کافی دقیق نخواهد بود. از سوی دیگر، دیدگاه حاکم بر ساختار شکست کار معمولا کل به جز است، نه جز به کل؛ اگر مشخصات از فعالیت ها ترکیب شوند و در سطوح ساختار شکست کار بالا بروند عملا روندی جز به کل به وجود می آید و خطاها روی هم انباشته می شوند.
چنین روندی در مورد گستره پذیرفتنی نیست و به همین خاطر لازم است که راهنمای ساختار شکست کار نیز تهیه کنید. این گرایش برعکس زمان بندی و تعیین هزینه است که معمولا جز به کل تنظیم می شوند.
تدوین مسئولیت ها
می توان جدولی در نظر گرفت که یک بعد آن ساختار شکست کار و بعد دیگر افراد سازمان باشند و مشخص کرد مسئولیت هر نقطه ساختار شکست کار با کدامیک از افراد است . به چنین جدولی ، ماتریس مسئولیت گفته میشود.
چه کسی باید ساختار شکست کار را تدوین کند؟ پم باک بر پاسخ این سوال تاکید فراوانی دارد: تمام افراد تیم پروژه
می توان برای جایگاه های سازمانی نیز ساختار شکستی در نظر گرفت که کنترل آن ساده تر شود؛ به این ساختار، ساختار شکست سازمان گفته می شود.
.........................
برخی از سازمان ها که تعداد زیادی پروژه مشابه دارند، استانداردهایی برای یکسان سازی سطوح بالای ساختار شکست کار پروژه ها تدوین می کنند تا مدیریت یکپارچه پروژه ها ساده تر شود. این کار بسیار هم مفید است، البته به شرطی که:
1. تفاوت و تنوع پروژه ها از ابتدا در نظر گرفته شود
2. فقط چند سطح اول ساختار شکست کار از قبل تنظیم شود
تاثیر فازها بر ساختار شکست کار
گاهی پروژه ها را به چند فاز تقسیم می کنند. بر اساس پم باک باید هر فاز را مانند یک پروژه مدیریت کرد، یعنی مراحل آغازش، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و در نهایت خاتمه را برای تک تک فازها اجرا کرد.
تاثیر گروه های فرآیندی بر ساختار شکست کار
برخی برنامه ریزها علاقه دارند که گروه های فرآیندی پم باک را در سطح اول ساختار شکست کار خود قرار دهند.
ارزیابی این رویکرد در گروی پاسخ گویی به دو سوال است:
1. آیا می توان گستره پروژه را به خوبی در قالب گروه های فرآیندی که در اصل برای مدیریت پروژه هستند و نه کار پروژه تقسیم کرد؟
2. آیا خروجی های گروه های فرآیندی که عمدتا خروجی های مدیریتی هستند می توانند تحویل شدنی های عمده پروژه به شمار بروند؟
شاید بتوان پروژه ای پیدا کرد که در آن پاسخ هر دو سوال مثبت باشد و در نتیجه گروه های فرآیندی پم باک را در سطح اول ساختار شکست کار قرار داد، ولی در حالت کلی چنین وضعیتی برقرار
نیست و در نتیجه باید از این کار خودداری کنید.
ساختار پروژه های سازمان
. ساختار شکست مهم دیگری نیز وجود دارد: ساختار پروژه های سازمان
این ساختار پروژه های سازمان را دسته بندی می کند. دسته بندی پروژه ها عمدتا بر اساس طرح ها و پرتفولیوهای سازمان انجام می شود.
نکته ای که بی پاسخ می ماند این است که عنصر پروژه را عضوی از ساختار شکست کار بدانیم یا ساختار پروژه های سازمان. در این مورد گرایش های مختلفی وجود دارد. نتیجه مهم آن این است که بر شمارش تعداد سطوح ساختار شکست کار اثر می گذارد.
فصل 5: برنامه ریزی
گروه های فرآیندی پم باک از این قرارند:
initiating آغازش
planning برنامه ریزی
executing اجرا
monitoring and controlling نظارت و کنترل
closing خاتمه
برنامه ریزی در PRINCE2
در PRINCE2 هفت فرآیند برای مدیریت پروژه تعریف شده است . فرآیندهای PRINCE2 کمابیش )ولی نه دقیقا( مشابه گروه های فرآیندی پم باک هستند. در هر فرآیند تعدادی فعالیت مدیریتی تعریف شده است که کمابیش مشابه فرآیندهای پم باک هستند.
فرآیندهای PRINCE2 از این قرارند
Starting up a project راه اندازی پروژه
Directing a project هدایت پروژه
Initiating a project آغازش پروژه
Controling a stage کنترل مراحل مدیریتی
Managing a stage boundary مدیریت پایان مراحل مدیریتی
Closing a project خاتمه پروژه
به نظر شما برنامه ریزی پروژه در کدام فرآیند انجام می شود؟
پاسخ به این سوال پیش از دانستن رویکرد PRINCE2 به برنامه ریزی ساده نیست. در PRINCE2 سه نوع برنامه وجود دارد
Project Plan برنامه پروژه
Stage Plan برنامه مرحله مدیریتی
Team Plan برنامه اجرایی
در PRINCE2 مجاز هستید که یکباره کل پروژه را تفصیلی برنامه ریزی کنید، ولی توصیه می شود که از چنین کاری خودداری کنید. برنامه پروژه در مرحله آغازش انجام می شود و برنامه ای کلان است که کل پروژه را به تصویر می کشد. این برنامه مشابه برنامه ریزی اولیه در پم باک است، با این تفاوت که برنامه ریزی اولیه در پم باک معمولا به تفصیل است، در حالی که این برنامه الزاما باید کلان تهیه شود.
